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隆安华侨管理区管理委员会办文办会制度

发布时间:2017-07-03 00:00     来源:隆安华侨管理区管委会   作者:隆安华侨管理区管委会

为将“五公开”(决策、执行、管理、服务、结果)要求落实到办文办会程序中,进一步改进会风文风,提高行政机关效能,特制定本制度。

一、办文程序

公文办理分收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、签发、把关、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(一)收文

1、办公室工作人员每天按时到县委县政府领取本单位的文件材料,并即登记信封号,按时将文件送回办公室,办理交文签收手续。

2、送县委、县政府及县相关部门的文件,由办公室指定专人负责送达。

3、由各室承办的文件,由各室指定专人负责签收。

4、承办室或人员收到批办的文件后,要及时按领导批文的意见抓紧办理。承办结果要在“文件处理签”上登记办理情况,并将文件及时退回办公室存档。

5、管理区领导和各室负责同志外出开会领取的上级会议文件、资料,会后应送回办公室登记、保存。因工作需要留用,须办理借阅手续。

6、办公室每年定期清理文件,一般每月检查一次;当年的文件、材料于翌年一月底前移交档案室。

7、各室报送的请示、报告等统一由办公室处理。办公室登记后,即进入机关办文流程,批复意见经局领导审签后,由办公室印制发出。

8、对各室报送的请示、报告不符合行文规定,出现一文多事、越级行文、请示报告不分、无签发人等问题的公文,办公室不予受理,并告知送达单位修改完善后重报。

(二)发文

1、审核、签发:

1)凡以县本管理区名义拟发或拟报的文稿,首页一律用《隆安华侨管理区管理委员会发文签》,拟稿人、拟稿日期、文题、主题词及主送、抄送和份数要填写清楚。要明确主动公开、依申请公开、不予公开等属性,随公文一并报批,拟不公开的,要依法依规说明理由。

2)本管理区文件、向上级部门的请示、报告由管理区相关业务部门拟稿,交办公室审核,报分管领导审阅后,再报主要领导签发。主要领导不在时,由主要领导授权的局领导签发,但要注明情况。

3)由各室起草以本管理区管理区办公室名义印发的属于业务性文件,经承办室负责同志审阅、核稿后,送分管该项工作的领导审批签发,再由办公室进行校核,编文号后付印。

5)已经管理区领导签发的文件,如需作涉及内容的实质性修改,须报原签发人复审。

6)如管理区领导同志有口头交代或批示,经办人员应当在公文稿纸上注明。

     2、打印、校对、分发:

凡以县本管理区或本管理区办公室名义起草的文件,以及全县性会议的文件材料,经管理区主管领导签发,在办公室统一编文号,打好的文件校对稿由办公室人员校对。

办公室人员对打好的文稿必须认真细致地进行校对,修改符号要规范、正确,修改的文字要清晰。不能用铅笔修改、校对文件。文件校对完毕后印刷前,校对人应在文稿上签名、署日期,以视负责。

文件打印后,属内部行文的文件,由承办室负责分发;对外发送的文件,由承办室交办公室发送。

3.发文要求:

1)各类发文经管理区领导签发后,需在办公室统一编文号才付印。

2)各类发文付印后,须将文稿连同打印件四份送办公室归档保存。

3)属办件公文,均由承办室做好督办、催办工作。

二、办会程序 

(一)上级或同级其它单位会议 

1、来文会议通知,由办公室收文登记,办公室主任提出呈办意见,报管委会领导批示,办公室专人按领导批示通知参会领导和人员。 

2、来电会议通知,接电人要认真做好记录,核对无误后将记录文件按“来文会议通知”程序办理。 

(二)本管委会会议 

1、管委会领导班子会。定于每周一上午9:00在管理区会议室召开(如某位领导有其他会议冲突可灵活调整),参加人员为管委会班子成员。各室需要上班子会审议的议题由各室拟出请示件,于上一周的星期四上午下班前按管委会办文程序交办公室统一汇总,由办公室主任提出初审意见报分管领导审核,再报管委会主任审定是否上会。办公室根据主任意见整理会议议题材料,于星期四下午下班前报管委会领导并通知有关部门做好准备,并做好会议记录,会后起草会议纪要。班子会上所初步制定的重要改革方案和重大政策措施,在决策前办公室要向社会公布决策草案、决策依据,广泛听取公众意见。

2、管委会工作例会。定于每季度第一个月第一周召开,具体时间由办公室负责通知。会议内容主要是传达贯彻落实县委、县政府以及上级业务部门重要会议精神和各项工作部署;各部门汇报上季度工作完成情况及本季度工作安排;分管领导提出工作要求;管委会主任对各部门工作完成情况进行点评并部署工作任务。 

3、干部、职工大会。办公室拟定会议时间和地点、参会人员以及会议议题,经办公室主任审核后,送管委会领导签发,印发会议通知或进行口头通知。 

4、管理区各部门要求以局名义召开的会议,先由各部门拟定会议时间、地点,参会人员及会议议题,并以请示的形式呈送,经办公室审核并报局领导审批后,拟发会议通知。主办部门负责通知参会人员并做好会务工作。以管委会的名义召开的其它会议,由办公室负责拟定会议时间和地点、参会人员及会议议题,办公室主任审核后,报管委会领导签发。由办公室印发会议通知,并负责会务工作。

各类会议须遵循“提高会议效率、压缩会议规模、简化会议议程、控制讲话时间、创新办会形式”的原则。 

管委会工作考核评议领导小组办公室负责对各室每年的公文、会议的情况,以及公文和会议交办事项按时完成的情况进行监督检查,并作为考核各室行政效能的依据之一。对因不负责任、效率低下、工作不落实等造成严重后果的,追究相关室和人员的责任。